PROBIENESTAR S.A.S La sociedad tiene por objeto la realización de toda actividad mercantil licita y en especial la prestación del proceso y comunicación e información de referencia de servicios a la población en general que le permita acceder a beneficios tarifarios en diversos productos y servicios que forman parte de nuestro portafolio dentro de los que se destacan, recreación, bienestar, educación y la atención oportuna de los mismos mediante un sistema de alta tecnología de reservas y consecución de citas en oportunidad y con excelentes estándares de calidad, así como el desarrollo de todas las actividades inherentes o que se deriven de las citadas actividades que se realizarán por vía telefónica.
En virtud de dicha relación contractual PROBIENESTAR S.A.S. Conoce información personal de sus suscriptores, así como también conoce o pueden llegar a conocer información personal de contacto de personas que no son sus clientes (Beneficiarios) pero que podrían llegar a serlo, bien sea porque los titulares los recomiendan o porque han obtenido servicios de nuestra entidad a satisfacción
PROBIENESTAR S.AS: Es respetuosa de los datos personales de los titulares, por ello buscará informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información
El presente manual de políticas y procedimiento para la protección de datos personales de la empresa PROBIENESTAR S.A.S., tiene como propósito dar cabal cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”).
2. APLICACIÓN DE ESTE DOCUMENTO:
3. DEFINICIONES:
Las siguientes definiciones permiten un cumplimiento adecuado de los parámetros establecidos en el presente manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales (en adelante, “Manual”) y una interpretación apropiada de la Ley 1581 de 2012 y de su decreto reglamentario.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS:
PROBIENESTAR S.A.S. aplicará los siguientes principios previstos en la Ley 1581 de 2012, los cuales se establecen en la normatividad exigente para tal fin, tales como los siguientes:
5. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
Datos sensibles: Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Tratamiento de datos sensibles: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En PROBIENESTAR S.A.S., le damos estricto cumplimiento a este ítem, toda vez que recibimos información de niños, niñas y adolescentes y son ingresadas a nuestra base de datos en calidad de beneficiarios de los Suscriptores titulares. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Suscriptores o clientes de manera voluntaria, expresa, inequívoca, previa e informada, autoriza(n) a PROBIENESTAR S.A.S, a través de la denominada “ HOJA DE SUSCRIPCION, para que efectúe la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización, compartición y en general, tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales de PROBIENESTAR S.A.S, la cual se encuentra disponible al público en su página web, para los fines relacionados con su objeto social, incluyendo el envío de publicidad, ya sea física o virtual, así mismo, PROBIENESTAR S.A.S, actúa como responsable del tratamiento de sus datos personales, que se le ha informado de manera clara y comprensible acerca del carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas y de su derecho a:
Cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de datos personales podrá ser presentada a PROBIENESTAR S.A.S., a su dirección electrónica infohabeasdata@probienestar.com.co, o a las línea telefónica 3185818, o de manera personal en su oficina ubicada en la Calle 80 No 45-40 en Barranquilla. Autorización: El Tratamiento de datos personales por parte de PROBIENESTAR S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Forma y mecanismos para Otorgar la Autorización: La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, la autorización podrá constar: I) por escrito, que es la forma más idónea, PROBIENESTAR S.A.S., lo realiza mediante el formato interno de suscripción del contrato. II) En forma oral, cuando se realiza mediante llamadas telefónicas. Prueba de la autorización: PROBIENESTAR S.A.S., mantendrá bajo custodia especial los registros necesarios como formatos, cartas, solicitudes entre otras y bajo encriptación informática la información sobre los archivos y correos electrónicos, para que no pueda ser descifrado en caso de ser interceptado por terceros, o grabaciones de llamadas telefónicas, todo esto, para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los suscriptores para el manejo de sus datos personales para el tratamiento de los mismos, para ellos nuestra entidad cuenta con un área de administrativa y de sistema especializada en estos temas de protección de la información.
7. DERECHOS Y DEBERES
DERERECHOS DE LOS SUSCRIPTORES DE PROBIENESTAR S.A.S: De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene derecho a:
8. DEBERES DE PROBIENESTAR S.A.S:
Nuestra entidad deja constancia y reconoce que los datos personales son de propiedad de los suscriptores titulares y únicamente ellos pueden decidir sobre los mismos. De esta manera PROBIENESTAR S.A.S., hará uso de dichos datos exclusivamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y atendiendo en todo momento la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. Así mismo, en concordancia con lo estipulado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PROBIENESTAR S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular suscriptor, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Informar debidamente al titular suscriptor sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada, esta información se realiza mediante los medios de comunicación como correos electrónicos personalizados, en cartas físicas y generalizada a través de la página web de nuestra entidad www.probienestar.com.co
c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
g) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
h) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
j) Adoptar el manual para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos; Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. MECANISMOS DE ATENCIÓN A SUSCRIPTORES O TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Con el fin de facilitar la protección de los derechos de los suscriptores y beneficiarios del mismo, respecto a la información personal suministrada PROBIENESTAR S.A.S., establece para ellos el siguiente procedimiento:
I) Persona o área responsable de la atención de peticiones: Todas las peticiones consultas y reclamos que se generen con ocasión del tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas a la Gerencia de PROBIENESTAR S.A.S., atención a la Dra. SARA SCHWARTZMAN GONZALEZ.
II) Medios de protección: En caso que el suscriptor de la información desee ejercer alguno de sus derechos, deberá enviar su solicitud por correo electrónico a la dirección electrónica: infohabeasdata@probienestar.com.co, o comunicación física a nuestra Oficina ubicada en la calle 80 No 45-40 en Barranquilla, en dicha comunicación se debe explicar de forma clara, detallada y precisa el motivo de su requerimiento, los hechos que la sustentan, su información de contacto, los documentos que quiera hacer valer y su (s) pretensión(es).
III) Tiempos estimados de respuesta: PROBIENESTAR S.A.S. a través de su Gerencia General responderá a la solicitud recibida en un plazo de diez (10) días hábiles, cuando no fuere posible resolver la petición en dicho término, se informará de tal situación al suscriptor, informando los motivos de retraso y la nueva fecha en la que se atenderá su solicitud. En todo caso, ésta nueva fecha no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IV) Una vez recibida la petición por parte del suscriptor, se incluirá en la base de datos que recopila su información, una leyenda que diga “reclamo en trámite”, (para lo cual utilizamos un sello, el cual es manejado por la encargada de la Información) y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Medidas de seguridad: PROBIENESTAR S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad en mejor de los
manejos de los Datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida o acceso a la información no autorizada o fraudulenta.
11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente política de tratamiento estará en vigencia desde su publicación en la página web www.probienestar.com.co. La base de datos en la que se recopilarán los datos personales obtenidos, mantendrá su vigencia durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
12. CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO
Cualquier cambio sustancial en las presentes políticas de tratamiento deberá ser comunicado oportunamente los suscriptores de los datos personales antes de su implementación.
13. LEGISLACION VIGENTE
La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y la ley 1266 de 2008, así como en las demás normas que los modifiquen o complementen y para nuestra entidad PROBIENESTAR S.A.S., se encuentra contenida en el presente documento.
SARA SCHWARTZMAN GONZALEZ.